Emisión de vales

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REQUERIMIENTOS DE COMPRAS  -  VALES

Todo Municipio o Comuna indiscutiblemente cuenta con el área de gestión de compras o proveedores. Esta tarea cobra real importancia pues en ella se invierte importante cantidad de dinero de los contribuyentes en la compra de artículos dirigidos a cumplir distintos objetivos en diferentes áreas. La finalidad de dichas compras depende y puede variar conforme el artículo y el sector al que se destinó. Cuando se registran las compras se cumplimentan con los requisitos legales que posee el municipio, iniciándose en requerimientos de compra, afectación preventiva, compra, afectación definitiva, registros contables, pagos, etc.

Todo ello redunda en la calidad de información que se necesita para los análisis posteriores y fundamentalmente en los controles necesarios sobre la parte presupuestaria y financiera del Municipio.

Su modo de uso se puede analizar y observar en el módulo de Proveedores. Pero a raíz de ello es que surge la necesidad de la utilización de VALES.

El tratamiento es discriminado pues involucra a cada sector del Municipio.

Los VALES pueden ser de uso INTERNO o también EXTERNO.

La definición de vale interno se puede describir como: “es la cesión de uno/s artículos específicos de un sector o área a otro, modificándose la contabilidad y el presupuesto de cada área involucrada”.

Este tipo de vales son usados a diario en los municipios, sin llevar un registro en forma adecuada y controlada, obviamente sin tener en cuenta el control de stock del elemento en cuestión; por lo que UNIRE les da la importancia que merecen, ordenándolos y resolviendo el tema contable y presupuestario.

 

La otra clase de vales, vale externo: es aquel en el cuál intervienen terceros. Por ejemplo cuando Acción Social entrega un BOLSON DE MERCADERIA a un recurrente, o cuando en Corralón se entregan vales de combustible a retirar en la estación de servicio.

Es imprescindible que con anticipación se haya disparado un requerimiento de compras sobre “n” cantidad de bolsones de mercadería para poder utilizar los vales, al igual que con el combustible.

 

BOTONES DE ACCESO

 

 

Como se puede observar en todos las pantallas de los módulos o aplicaciones de UNIRE  se repiten los botones de acceso. De esta manera se agiliza la operatoria de cada usuario. Esto es altamente beneficioso ya que la mayoría de los empleados encargados de utilizar el sistema pueden operar “expedientes”, “vales”,  “requerimientos de compra”, etc.

 

VALES

El primer paso a ejecutar es realizar la carga de los artículos a utilizar en los vales, tal como lo muestra la figura siguiente:

 

Con agregar

 

 

SE LE DA UN NÚMERO Y SE CARGA EL DETALLE

Sólo es necesario cargar el código y nombre del artículo, dado que el resto de las funciones son tentativas para ciertos informes o reportes, pero no indispensables para el funcionamiento de la emisión de vales.

 

El segundo paso es habilitar en los grupos de compra los artículos que van a poseer en stock para emitir los mencionados vales.

 

PRESIONAR AGREGAR Y LUEGO ASOCIAR EL ARTÍCULO

 

. También es necesario determinar qué tipo de requerimientos y vales puede utilizar cada  grupo de compra.

 

Una vez determinados los artículos y grupos de compra, es indispensable disparar un requerimiento de compra con el artículo en cuestión que va a utilizarse en vales, así como también en el control de stock. Se puede emitir un requerimiento con uno o más artículos específicos. Es obvio que en caso de no declarar en el requerimiento el o los artículos y hacerlo en forma global no se podrán utilizar como base para el uso de vales.

 

O sea que existen dos formas de registrar un requerimiento; una global, en la que se describe en que consiste el pedido, con todos los detalles que se puedan implementar al momento de realizarlo; y la otra forma, a través de la carga de artículos desde una tabla ya predeterminada, (fundamental para la emisión de vales ya sean internos o externos). Es decir que esta última es la forma en que deben pedirse los artículos que puedan ser usados en vales.

 

Para acceder a esta operatoria es indiscutible que el sector o área que entregue el “artículo” tenga en stock la cantidad suficiente, ya que en caso contrario el sistema no permitirá la transacción.

 

EMISION DE VALES

 

Es necesario posicionarse en la descripción del artículo (se puede observar en esta pantalla los vales ya emitidos sobre ese artículo así como también la ficha de stock al momento) y presionar el botón de ingreso de vales, por lo que presenta los requerimientos abiertos y sobre los cuales se va a descontar el comprobante a confeccionar. Se vuelve a presionar el botón ingreso de vale, y solicita el tipo de vales a emitir. A partir de esta pantalla se completan los datos solicitados y se imprime el comprobante. De esta manera se registra en forma automática el descuento del producto en el área correspondiente y se carga al receptor el vale respectivo.

 

Con el botón  se pueden consultar los vales emitidos sobre el artículo en cuestión, como también la ficha de stock.

Se debe tener particular atención en que, el control de stock se produce siempre contra la cantidad emitida en cada requerimiento.  Esto es, si un requerimiento se ingresa con cantidad “n” de dicho artículo, los vales se emiten hasta agotar esa cantidad “n”, aunque esto signifique partir un vale para afectar al fin de un requerimiento (saldo del requerimiento es inferior al total solicitado) e iniciar con el stock de otro. Dicho con un ejemplo:

                                                             

 

Si el vale 3899 debía ser por 7 artículos, se hace por 5 para finalizar con el stock del requerimiento nro. 40859 y se confecciona otro vale por 2 que afectará al requerimiento que sigue en el orden.

En forma automática cuando se va a emitir el vale por los 2 faltantes el sistema sólo muestra  los 2 requerimientos que permanecen con stock, desapareciendo el primero de la lista, simplificando la tarea de los operadores para realizar el control de mercadería pendiente.

 

Cuando es necesario abrir un vale, ya sea porque se devolvió la mercadería o artículo, o para anularlo porque hubo algún error, se debe acceder al menú del módulo de proveedores en la función de “otras funciones” e ir al título. 

El operador habilitado a tal fin puede posicionarse en el vale y cambiarlo de estado, para luego en las consultas modificar lo que corresponda o darlo de baja en forma definitiva.


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