Expedientes

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MODULO EXPEDIENTES   

 

Cada transacción en un municipio, que sea generada o que genere documentación escrita, tiene que ser respaldada por un expediente, el cual deberá contener los datos establecidos por la ordenanza municipal correspondiente.

Cada expediente o trámite en el municipio, tiene una normativa que detalla todos los pasos posibles y las acciones a llevar a cabo para poder cumplimentar el mismo, como así también quienes son los responsables de conducir estas acciones y el tiempo asignado para su realización.

De acuerdo a esto, cada expediente puede ser definido como una serie de pasos, cada uno de ellos produce uno o varios resultados, y la asignación de un próximo paso de acuerdo al resultado del paso anterior.

Esta definición del proceso de expediente se puede hacer a través del sistema, en forma “externa”. Cada paso es representado en el sistema por un “programa” que implementa la acción concreta. Esta definición de expedientes debe cubrir el proceso de gestión de la información dentro de cada área y de comunicación entre las mencionadas.

A raíz de esto, un expediente puede afectar a un gran número de módulos de distintos sistemas de gestión pertenecientes a distintas Secretarías, brindando como beneficio una mejor comunicación e integración de funciones entre áreas, pero exigiendo a su vez un minucioso criterio para el establecimiento de la seguridad y privacidad de la información.

 

Para definir y realizar el registro de expedientes es indispensable:

-     estipular a qué área pertenece el operador y luego a qué sector corresponde el expediente.

-     determinar los pasos de cada trámite, área o sector responsable de su operatividad.

-     establecer a los responsables en cada uno de los pasos.

-     fijar el tiempo asignado  para la ejecución de cada paso.

-     solicitar la documentación requerida o que  genera el paso

-     controlar los módulos que se activan en forma automática ya sea para almacenar información o realizar consultas.

-     instituir los niveles de seguridad para la lectura o cambio de la información  de los operadores.

-    Permite realizar el análisis de desvíos de tiempos y motivos de los mismos en la ejecución de pasos, permitiendo ajustar la definición con el objeto de mejorar la gestión administrativa mediante la racionalización y estandarización de los procesos administrativos.

Por esta integración electrónica la consulta de un expediente será posible desde cualquier oficina, informando al instante el estado y la dependencia donde se encuentra.

                                       


Sistemas de Secretarías

Cada secretaría dispone de sus propios sistemas, los cuales cubren las demandas propias de la secretaría y atienden a la  necesidad operativa de esta.

Mucha de la información generada por estos sistemas es utilizada por el Sistema de Expedientes.

La Base de Datos de Expedientes es totalmente independiente de los sistemas funcionales, y cabe destacar que desde cada sector se puede acceder a la información que administra este módulo para realizar consultas complementarias. Por ejemplo: ver el estado de un expediente de fiscalización del DReI antes de permitir confeccionar un convenio con períodos bajo inspección.

Todos los operadores de cualquier función o módulo del sistema poseen botones para acceder a expedientes.

Si el operador se halla habilitado puede iniciar expedientes presionando . Tanto los que inician un expediente, como cualquier otro pueden consultar todos los expedientes que se encuentran registrados en el sistema con: . El Primer botón muestra los expedientes pendientes por área, el segundo los expedientes procesados por área  y el tercero es la consulta de TODOS los expedientes.

Cabe acotar que se puede observar en qué sector del Municipio se encuentra y no las notas o agregados de cada área específica; a excepción del lugar real en el que se encuentra en dicho momento. Aquí se abre el documento en su totalidad para que se dé curso a su ejecución y búsqueda de resolución.

Para realizar la carga de datos es necesario que todas las tablas que configuran expedientes se hallen completas, determinando la información que requiere. De esta manera cuando se cargan los  registros que conforman un expediente, éste ya se halla definido en otras formas básicas, por ejemplo si es determinado o indeterminado, si es externo o interno, etc.

 

En primer término, y siempre posicionado en el operador habilitado y en el área correspondiente, el responsable define el tipo de expediente, requisito indispensable y determinante para clasificar toda la información que hace al documento propiamente dicho.

La pantalla solicita bajo distintas pestañas información necesaria para completar toda la documentación. La mayor cantidad de datos que se ingresen redunda en la calidad de información que va a transmitirse en cada sector por el que pase el legajo, facilitando los pasos hasta lograr su resolución.

Solicita datos iniciales para su registro, puede constar número, año y letra. Para el caso de la letra, se puede utilizar la misma o cambiarla, eso depende de la organización y planificación propia de cada Municipio.

En la pestaña siguiente se halla Paso, es donde se hace una breve referencia del contenido que hace al expediente, o en el caso de cambio de áreas se dejan constancias de lo realizado, y a su vez cada operario puede agregar comentarios que sean de ayuda para los operadores. En esta pantalla en su borde inferior muestra ver notas pasos anteriores, que es para que los siguientes operadores puedan ver que comentarios y notas han registrado en las áreas por las que ya ha pasado la documentación.

En la tercera pestaña aparece solicitantes: se refiere a la/s personas que desean iniciar el trámite. Puede ser un solicitante o varios. Cuando utilizamos la tecla  se abre una pantalla donde existen todas las personas y/o contribuyentes que figuran en el padrón municipal. A partir de allí se asocian los datos. También se puede observar que debajo existen botones que se activan con información adicional que puede ser útil al operador.

Existen clases de expedientes sobre inmuebles asociados y entonces tienen una pestaña más, referida a inmuebles.

Cuando toda la información se ha ingresado, se utiliza la tecla que se halla en el borde inferior  . Luego pasa a la siguiente pantalla, lo que sugiere que el expediente ha finalizado su recorrido por esta primera área.

Aquí se debe completar algún comentario en Tarea/Paso y definir el área destino al que se derivará el expediente.

Todo ello en el caso que el expediente sea de tipo indeterminado, ya que en caso contrario (determinado) se encuentra tabulado el camino que recorre dicha documentación.


El siguiente paso corresponde al área al que ha arribado el expediente, ya que espera ser procesado y resuelto o en su defecto que se lo derive al sector que corresponde.

Otro botón es   que otorga prioridad de gestión a un expediente. En la lista que se presenta de expedientes pendientes de resolución se muestran estos íconos para que el operador a simple vista obtenga datos relevantes.

Agrupación de expedientes, permite asociar o agrupar expedientes.


En el área destino se efectúan las acciones correspondientes, modificando o sólo pasándolo al siguiente sector o bien en caso de darlo por cumplimentado  , con lo cual pasa a la tabla de expedientes procesados.

Para el caso de pasar por más áreas las formas se repiten hasta arribar a la resolución definitiva.

Se debe tener en cuenta que el sector X no tiene permitido la actualización o modificación de información de otra secretaría.

 

Existe la posibilidad que a un expediente terminado, por alguna razón sea necesario ponerlo activo, por lo que se ubica el pliego mencionado y se utiliza el botón   volviendo el expediente a su condición de activo nuevamente. También se puede utilizar  para modificar la evolución del expediente o borrarlo definitivamente.

Estas definiciones son las formas informatizadas del uso de expedientes, se debe analizar y organizar el sistema a utilizar en cuanto al manejo físico de los documentos, que queda bajo la responsabilidad y tutela de los responsables de dichas funciones.

 

 

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