Expedientes

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CONFIGURACION MODULO EXPEDIENTES

En este módulo, entre otros, se halla el menú en el que se puede cargar y/o modificar el organigrama municipal o comunal, los puestos de trabajo y los operadores de cada lugar (esto se ha incorporado por la necesidad que surge de modificar datos).

Este módulo es utilizado también como indicador de datos de configuración, pues testea todas las áreas, su conectividad e interrelación.

Luego de completar estas tareas se debe ingresar al menú de Definición de Expedientes. Para ello es fundamental tener una idea clara de las clases de expedientes y documentos que manipula la municipalidad. Es necesario contar con la información de las distintas áreas donde transitan los documentos que se catalogan como “expedientes” (*).

Cuando se ingresa a la ventana de este título se solicita el código y nombre de expedientes y los datos que a continuación se enumeran. Sobre el grupo de numeración, es importante tener en cuenta ya que clasifica también bajo este rótulo  con una numeración diferente. En el caso de querer cambiar la numeración que otorga en forma automática el sistema (en el módulo CONFIG, se busca o agrega el grupo de numeración dado a este tipo de expediente y se le coloca el próximo número a utilizar).

En el caso de omitir el grupo de numeración el sistema inicia sin esta clave y la numeración la otorga en forma automática sin clasificarlos por el mencionado rótulo. Resumiendo, el grupo de numeración identifica a los expedientes por título y clave de numeración.

En clasificación de documentación se debe ingresar los grupos de documentos que conforman a un expediente, por ejemplo “constancia de cuit”, “habilitación de bromatología”, etc.; que se utilizará en expedientes de habilitación de comercio.

En origen de ingreso se tabula el medio por el cuál ingresa el expediente al municipio, pudiendo ser por mail, por teléfono, etc.

En clasificación de expedientes se puede tabular información permitiendo brindar más detalles y subclasificaciones. Un ejemplo puede ser “reclamos”, se puede clasificar en:

De esta manera se aúnan criterios en la definición de expedientes creando subcategorías dentro de un mismo título de expediente.

Completado estos pasos e ingresados estos datos, el proceso siguiente es el de definir los datos y pasos que se ejecutan. Para ello es necesario: posicionar en el renglón correspondiente y presionar el botón Pe como lo indica la imagen. Allí se habilita una ventana, originándose dos etapas: “definición del paso inicial” y “definición del paso siguiente”

En la presentación de Acción se copian las funciones que se hayan seleccionado, cuando se definieron los datos a tener en cuenta para la utilización de este módulo (*). Al abrir el diccionario de funciones se pueden seleccionar las que sean necesarias. Siempre se pueden agregar, quitar o modificar las funciones que se han definido. (se recomienda leer detalladamente el manual en cada caso). La condición se completa con las funciones que obligan al operador a cumplir. Por ejemplo, si la condición es dirección, UNIRE no permite continuar al responsable cuando inicia un expediente hasta que no se haya cumplido con la incorporación de este dato que se ha detallado como condición.

La demora de días va a mostrar cuando hayan pasado más días de lo que se especifica en este botón. Sobre datos públicos se refiere a publicar para todos los operadores la información que contiene el expediente.

Tal como lo dice el nombre, las “áreas de inicio del expediente” se deben ingresar según la modalidad del ente municipal cuál es el lugar o lugares en los que se inicia esta categoría respectiva.

La segunda etapa es similar a la anterior sólo que es donde se definen las funciones que deben completarse para los pasos que siguen a partir del inicio del expediente. Lo que difiere de los primeros pasos son “áreas de ejecución” que son los lugares donde los expedientes se laboran y/o finalizan.

Se debe tener en cuenta que siempre se agregarán nuevos expedientes y también distintas definiciones y áreas de trabajo.

En la imagen que se presenta se observa la forma en la que se despliega la pantalla en la cual se definen los expedientes con los detalles que se enumeraron más arriba de este documento.

El responsable de cómputos deberá a solicitud de los operadores que manipulan esta aplicación, modificar, quitar o agregar funciones, ya que a través del uso se van enriqueciendo y clarificando los datos a tener en cuenta.

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