Expedientes

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Un expediente es una documentación escrita generada por una transacción del Municipio o para con éste. Contendrá  datos establecidos por la ordenanza municipal correspondiente.

Para definir los expedientes se debe tener en cuenta:

-          Contener los datos e información que genere el trámite.

-          Delimitar el área o sector  que afecta de la operación.

-          Precisar el responsable de la gestión.

-          Asignar los tiempos para la ejecución de los pasos a seguir.

-          En el caso que hubiere, la documentación respaldatoria.

-          La activación de los distintos módulos en forma automática para consultas o almacenamiento de información.

-          Niveles de seguridad para la lectura o cambio de datos.

De acuerdo a esto, cada expediente puede ser definido como una serie de pasos, cada uno de los cuales produce uno o varios resultados, y la asignación de un próximo paso de acuerdo al resultado del paso anterior.

Un expediente puede afectar a un gran número de módulos de distintos sistemas de gestión pertenecientes a distintas Secretarías, brindando como beneficio una mejor comunicación e integración de funciones entre áreas, pero exigiendo a su vez un minucioso criterio para el establecimiento de la seguridad y privacidad de la información.

Por esta integración electrónica la consulta de un expediente será posible desde cualquier oficina, informando al instante el estado del expediente y la oficina donde se encuentra.

Este módulo posee a su vez un subsistema independiente denominado:

 

         SUBSISTEMA DE RECLAMOS

Los contribuyentes exigen soluciones a todos los problemas diarios, y se deben optimizar los recursos brindando resoluciones inmediatas. La interpelación de los vecinos merece una respuesta urgente  con la mesura que corresponde y basada en la menor erogación económica-humana posible

Para su implementación se debe ingresar la información que generen los reclamos de los contribuyentes por las distintas vías: ya sea en forma personal, telefónica, escrita, etc., administrando dicha información al sector que corresponde  para lograr la afectación del área y su posterior solución.

Se generan así tablas con los datos de estos requerimientos,  las soluciones brindadas, los responsables de cada sector  y  el tiempo utilizado para dar por finalizado el reclamo.

Emite reportes con información cruzada que el Municipio administra para optimizar los recursos disponibles, analizar el origen de los reclamos, las consecuencias de ellos, y las opciones para la solución de los vecinos.

Por ejemplo, puede analizar que un barrio N tiene problemas reiterados de desagües; y como consecuencia debe estudiar las posibles soluciones de plazo inmediato.

Es indispensable contar con esta herramienta cuando los vecinos intiman medidas inmediatas ante sus reclamos con costo “0”; y el Municipio debe ofrecer velocidad de respuesta, soluciones eficaces y a largo plazo, redundando ello en el menor egreso posible.

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