Fondo fijo

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FONDO FIJO

 

El concepto de FONDO FIJO o CAJA CHICA  es utilizado con distintos fines y de distintas formas, dependiendo del uso que el Municipio o Comuna determine.

Por lo general, el fondo fijo lo dirige o controla gente de tesorería o quien cumpla funciones como tal. Es común ver fondos fijos para cada área, así como también fondos fijos en la misma área pero con fines distintos.

Al margen del destino u objetivo final de éste, el uso y forma de aplicación en UNIRE es similar pudiendo configurar particularidades para casos especiales.

Para iniciar la configuración es necesario acceder al módulo PROVEEDORES, y allí ir a TABLAS.

En TABLAS, se debe definir el tipo de fondo fijo o nombre de fantasía que se le dará para identificarlo (para el caso que haya más de uno).

A partir de esta simple tarea, iniciar un fondo fijo es comenzar un requerimiento de compra; puesto que es de las mismas características a excepción de que no necesita pasar por etapas de la gestión de compras, como ser: “preventiva”, “orden de compra”, etc.; por lo que es sumamente simple su uso, brindando información de gran importancia: controlar los gastos menores, los comprobantes, etc.

El procedimiento se detalla a continuación:

Se ingresa un requerimiento y se elige “fondo fijo”, una vez dentro de la ventana se completan los datos requeridos en la cabecera. La diferencia es que solicita el “tipo” donde el operador debe buscar el nombre correspondiente (nombres registrados en tablas).

Una de las diferencias que se producen según el municipio es que “destinatario” puede llegar a ser el mismo municipio o puede ser el responsable del fondo fijo. Se debe tener particular cuidado, ya que a través de este dato el tesorero emitirá la reposición a dicho nombre.

                                                              


La carga de datos se realiza por doble entrada, una de ellas es a través de  .

 

                                                                   

En este detalle se registran datos generales o específicos del gasto, dependiendo si la imputación contable es la misma o no de cada registro. La imputación contable la puede hacer inmediatamente o se puede realizar en el paso de la “afectación definitiva”, que es indispensable ya que en esta etapa se afecta el presupuesto definitivamente pero también se realizan los registros contables.


El siguiente paso es realizar la carga de los datos de los comprobantes.

 

 

Cuando se halla registrado todo y se desee hacer el cierre de este fondo fijo es necesario controlar que los totales que arrojan las dos pantallas sean exactos, caso contrario el sistema no permite pasar al siguiente . Una vez verificado los valores y datos se debe imprimir, pudiendo observar en la impresión las imputaciones contables y los datos de los comprobantes.

El siguiente paso se halla en la “afectación definitiva”, CONTADURIA, formando parte de la misma operatoria del módulo de PROVEEDORES.

 

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