Vales

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REQUERIMIENTOS DE COMPRAS  -  VALES


Todo Municipio o Comuna indiscutiblemente cuenta con el área de gestión de compras o proveedores. Esta gestión cobra real importancia pues en ella se invierte importante cantidad de dinero de los contribuyentes en la compra de artículos dirigidos a cumplir distintos objetivos en distintas áreas. La finalidad de dichas compras depende y puede variar conforme el artículo y el sector al que se destinó. Cuando se registran las compras se cumplimenta con los requisitos legales que posee la institución, desde inicio de requerimientos de compra, afectación preventiva, compra, afectación definitiva, registros contables, pagos, etc.

Todo ello redunda en la calidad de información que se necesita para los análisis posteriores y sobre todo en los controles necesarios sobre la parte presupuestaria y financiera del Municipio.

Su modo de uso se puede analizar y observar en el módulo de Proveedores. Pero a raíz de ello es que surge la necesidad de la utilización de VALES.

El tratamiento es discriminado pues involucra a cada sector del Municipio.


BOTONES DE ACCESO

en este botón se encuentra el acceso para disparar los vales en forma rápida.

Como se puede observar en todas las  pantallas de los módulos o aplicaciones de UNIRE  se repiten los botones de acceso. De esta manera se agiliza la operatoria de cada usuario. Esto es altamente beneficioso ya que la mayoría de los empleados encargados de operar el sistema pueden operar “expedientes”, “vales”,  “requerimientos de compra”, etc.


VALES

El primer paso a ejecutar es realizar la carga de los artículos a utilizar en los vales, tal como lo muestra la figura siguiente:


Sólo es necesario cargar el código y nombre del artículo, dado que el resto de las funciones son tentativas para ciertos informes o reportes, pero no indispensables para el funcionamiento de la emisión de vales.

El segundo paso es habilitar en los grupos de compra los artículos que va a poseer en stock para emitir los mencionados vales. También es necesario determinar que tipo de requerimientos y vales puede utilizar cada  grupo de compra.


Una vez determinado los artículos y grupos de compra, es indispensable disparar un requerimiento de compra con el artículo en cuestión que va a utilizarse en vales, así como también en el control de stock. Se puede emitir un requerimiento con uno o más artículos específicos. Es obvio que en caso de no declarar en el requerimiento el o los artículos y hacerlo en forma global no se podrán utilizar como base para el uso de vales.

O sea que existen dos formas de registrar un requerimiento; una global, en la que se describe en que consiste el pedido, con todos los detalles que se puedan implementar al momento de realizarlo; y la otra forma, a través de la carga de artículos desde una tabla ya predeterminada, y desde los cuales luego se basa la emisión de vales ya sean internos o externos.

Para acceder a esta operatoria es indiscutible que el sector o área que entregue el “artículo” tenga en stock la cantidad suficiente, ya que en caso contrario el sistema no permitirá la transacción.


EMISION DE VALES

La emisión del vale es similar a la de los requerimientos. Se presiona sobre el menú indicado, y se completan los datos solicitados.

El sistema autocontrola el stock. O sea, que no se puede emitir mas cantidad que la existente y para el caso que se solicite mas cantidad del saldo de un requerimiento pero que hay stock dado que existe otro requerimiento que sumarize deberá realizar dos vales. El sistema controla que siempre termine la cantidad de cada requerimiento finalizando de esta manera correctamente cada requerimiento.


Para realizar distintos análisis se pueden ver los reportes correspondientes o bien se puede ir a los artículos o grupos de compras, y presionando botón derecho se pueden realizar distintos controles.



Se debe tener particular atención en que el control de stock se produce siempre contra la cantidad emitida en cada requerimiento.  Esto es, si un requerimiento se ingresa con cantidad “n” de dicho artículo, los vales se emiten hasta agotar esa cantidad “n”, aunque esto signifique partir un vale para afectar al fin de un requerimiento e iniciar con el stock de otro. Dicho con un ejemplo:


Si el vale 3899 debía ser por 7 artículos, se hace por 5 para finalizar con el stock del requerimiento nro 40859 y se confecciona otro vale por 2 que afectará al requerimiento que sigue en el orden.

En forma automática cuando se va a emitir el vale por los 2 faltantes el sistema sólo muestra  los 2 requerimientos que permanecen con stock, desapareciendo el primero de la lista, simplificando la tarea de los operadores para realizar el control de mercadería pendiente.



Cuando es necesario abrir un vale, ya sea porque se devolvió la mercadería o artículo, o para anularlo porque hubo algún error, se debe acceder al menú del módulo de proveedores en la función de “requerimientos” e ir al título . El operador habilitado a tal fin puede posicionarse en el vale y cambiarlo de estado, para luego en las consultas modificar lo que corresponda o darlo de baja en forma definitiva.



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